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案件管理の重要性

案件管理の重要性〜未来の生産性を作る鍵

僕は以前、業務用AVシステムのシステムインテグレートの仕事をしていました。
特に営業マネージメント経験の中で、最も苦労したのは営業案件や物件の管理です。同業の方もしくは建設・設備系の方はお分かりになると思いますが、こういった業種のBtoBにおける営業案件というのは、尺が長く、商流も複雑で大変多くの方々が関わります。

それ故、Excelのフォーマットが際限なく増えていき、同じような内容を別のフォーマットに書き換えるなど、無駄な作業が発生します。

案件管理とは

「案件管理」とは、営業活動で発生する顧客との対話内容や要件、見積もり、受注、売上に至るまでの商談プロセスを可視化し、組織プロジェクトとして的確に達成していくためのマネジメントのことです。

そのためには、営業担当者一人ひとりが必要な情報登録を迅速且つ正確に行い、素早くチーム内でシェアしていくことが求められます。案件管理が自然なルーチンとして定着していけば、案件を属人化せず、組織として継続的に安定した営業活動が実現します。

しかし、従来の案件管理は、専用システムよりもExcelやAccess等に依存する部分が多く、データ自体は基幹システムやサーバーに保管されていても、肝心なアウトプットは個々のOfficeツールに依存するような企業が少なくありません。

案件管理のゴールとは

では、案件管理のそもそものゴールとは何でしょう?

それは関わる方の部門や立場によっても異なります。
たとえば、品質管理部門の方であれば、ISO の基準に則った物件管理を実施することで翌年の審査をスムーズに通すためというのがありますし、営業マネージャーやリーダーであれば、会議で叩かれないように適切な案件管理を行い、自部門の業績を上げることでしょう。

また、経営者や事業責任者から見れば、年初に立案した事業計画の予算に対し各月の実績を達成し、次月、あるいは四半期、半期、通期の予想を立てて経営目標を達成していくことです。

PDCAを最後まで回す

しかし、その中で割と見逃されがちなことがあります。それは個々の案件分析を行い、次に活かす活動です。

たとえば、個々の案件の失注要因、勝因を分析することで今後の案件の確度を上げていきます。ひとつの案件がクローズしたときにそこで終わりになってしまっては、PDCA は回りません。

営業プロセスの改善やサービス強化を達成していくためには、この振り返りが何よりも重要だと言えます。そして、案件プロセスのデータは営業担当が新たな案件に対応するときの参考情報になったり、新人や後進の育成資料としても活用することができます。

Excelを使った案件管理方法

案件管理には様々な管理項目が必要です。それらを列挙していくと、次のような項目になります。

  1. プロジェクトNo.(物件No.)
  2. 物件名(現場名など)
  3. 担当部門(営業、設計、施工、支店・営業所など)
  4. 営業担当者
  5. 業務担当者(発注・請求など)
  6. 案件ルート(商流、付随する物件、発生のきっかけなど)
  7. 顧客名(E/U、元請けなど)
  8. 顧客担当部門
  9. 製品・サービス名
  10. 受注確度(受注確率、記号など)
  11. 受注予定金額
  12. 受注予定月
  13. 売上予定月(検収予定月)
  14. 物件進捗状況(受注後の進捗)
  15. 保守サービス契約の有無

かなりざっくりとしていますが、最低でもこのぐらい多くの管理項目が必要であり、さらに PDCA のことを考慮すると

  1. 案件結果(失注のカウント)
  2. 勝因又は敗因
  3. 競合の状況(どんな競合があり、それに対してどう戦ったか)
  4. 今後の課題

以上のような振り返りを実施しないと、次の物件の確度を上げることや後進を育成することに役立たせることはできません。

Excel管理のウィークポイント

案件管理を最も容易に行う方法はExcelです。Excelならどの担当者も自身で臨機応変に内容を追加・修正していくことが可能です。今ではクラウドサービスにシートを保存して共同作業できるツールもありますから、手軽さから益々この方法がチョイスされていくことでしょう。

フォーマットの山となる

一方、Excelで営業担当者、マネージャー、業務担当、設計・施工担当などが共通のフォーマットで管理していくことは非常に困難です。

結果、誰かが営業担当者の情報を集めて案件リストを更新したり、報告用に別のフォーマットが作成されたりなど多くの手間がかかり、それぞれが別のフォーマットに情報を書き込んでいくために発生する「情報差異」が発生することになります。

情報差異とは、営業は知っているがそれを現場レベルに引き継いだ施工担当は知らないとか、現場担当は知っているが営業担当に顧客の追加要件がフィードバックされていないなどがよくある事例です。

その結果、現場の後戻りが起きたり、完了後に顧客クレームが発生したりと悪いことが重なります。
さらに営業担当者の人数が増えてくれば、物件運用は苦しくなるばかりです。

専用のWebアプリを使いこなす

そのようなときに役立つのが、Webにデータベースを持つアプリを使用することです。アプリを使えばそれぞれの担当者に必要な項目のみを表示することもできますし、その方の立場で必要な画面をフィルタリングして表示することができます。

引き継ぎや育成が容易

また、前述した振り返りを実施することも可能となり、導入後に年月が経過した物件の情報を確認する場合も、当時の見積もりや発注アイテムを確認したり、図面を見てリニューアルが必要な箇所を洗い出すなど、顧客との長期的な関係性を保つ行動を迅速に行うことができます。

営業担当者自身が以前の物件内容を振り返り、その際のノウハウを別の物件に活かすこともできますし、後進の育成や担当者に異動や離職が生じた場合の引き継ぎにも使用することができます。

こういったことの積み重ねが顧客体験を豊かにし、中長期で企業の ブランディング が出来上がっていくのです。

そんな痒いところに手が届くアプリが、私たちがお勧めするツールが顧客戦略ツールのASSIMA<アシマ>です。
ASSIMA<アシマ>は元々、顧客一人ひとりを可視化するツールですが、オプションで案件・物件を管理するプロジェクトマネジメント機能を追加することができます。

ひとつの物件には多くの企業や担当者が関わります。たとえその一部のプロジェクトを任されたとしても、そこには緻密なコミュニケーションが繰り広げられます。後々サポートが発生すれば、その全体像やどんな製品をどのように組み入れたかなどの情報を迅速に把握することが重要となってきます。

このオプションでは一例として、物件ごとに以下のような履歴を残すことができます。

  • いつ(When)
  • どこで(Where)
  • どんな要件で(Why)
  • どんな商流で(Who)
  • どんなことを(What)
  • どんな方法で(How)
  • いくらで(How much)

進行中であれば、その案件の進捗状況や確度、次に行うべき事柄(ToDo)を案件ごとに迅速に把握することができます。

顧客戦略ツール・アシマ
ASSIMA<アシマ>

ASSIMA<アシマ>は、「貯める」「シェアする」「顧客を知る」の3つをコンセプトに、「これから顧客管理を始めてみよう」というお客様に使っていただこうと考えて開発されました。

そのため、入力画面や項目を極力シンプルにしており、キーボードやスマホから入力する項目が少なく、難なく毎日続けられることがポイントです。

社内のコラボレーションを活性化

担当者間・部署間でのコラボレーションを活性化します。

あらゆる履歴を横串で可視化

貯まった タッチポイント ごとの履歴を見れば、いつ、誰が、どこで、何のために顧客と接点を持ったか、顧客と自社とのこれまでのストーリーが見えてくるようになります。

また、アシマがあれば、ヒアリングした内容を共有し忘れたり、聴き漏れによるミスや後戻りを発生させてしまうようなことを極力避けることができるようになります。

コンタクトごとに写真や書類を残せる

コンタクト履歴にデータをアップロード

以前、社内の誰かが作成した資料を探すのに手間や時間がかかってしまい、ご苦労されたことはありませんか?

様々なシーンで作成したファイルが、ファイルサーバーに保存されていると、その紐付けに余計な手間がかかってしまうことがあります。

アシマでは、コンタクトに使用した書類や議事録などをそのタッチポイント履歴の中に添付したり、同様に、その時スマートフォンで撮影した写真を添付することができます。

これでいちいち関連した書類を探す手間が削減できるはずです。

顧客を深く理解する

貯めた顧客履歴から、そのお客様の特性を分析することができます。

顧客理解を深める

時間が経過してもお取引内容が詳細に残っていたり、個々のやり取りでは知り得なかった他の担当者のタッチポイント履歴が見えることで、自然にそのお客様の特性が可視化されていきます。

自社が大切にすべき顧客はどのような企業・人物で、今後そこに対して
どうすれば、さらにご満足いただけるかをデータ化していくことができます。

また、顧客履歴が残っていることで、部署異動、退職による担当者の引き継ぎもスムーズに行うことができるようになってきます。

さらに、ベテランの社員がどのようなお客様へ、何がきっかけで、どのような手順でどう接しているか、その成功へのプロセスを学習することができます。

攻めの営業戦略に活用する

ASSIMA<アシマ>は単に顧客とのやり取りを記録するだけのツールではありません。

今後、その顧客へ「いつ、何をするか」を記録しておく機能も搭載しています。

単に担当者が備忘録として書いておくこともできますし、マネージャーが後から個々の担当者の行動をチェックし、営業活動を促すことにも活用することができます。

アシマでは入力項目の大半を選択式にすることができるため、営業担当者の手間を削減しています。これからは日報が続かないとか、報告業務が続かないといった心配も減ることでしょう。

さらに、クラウドサービスのため、どこにいてもインターネットがあれば、PCやスマートフォンからすぐに利用することができます。

また、営業・案件進捗報告にアプリ画面をそのまま使用できるため、報告書を複数作成する工数を削減することができるはずです。

ASSIMA<アシマ>について、詳しくはこちらのサイトをご覧ください。

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この記事を書いた人

はじめまして、僕はアシマと申します。何のキャラなのかは写真からご想像いただければと...
一部ではサイト管理者と激似との噂もありますが、ご存知の方はくれぐれも内密に。
マーケのプロとして、ビジネスにお役立ていただける記事をどんどん書いていきますので、宜しくお願いします

▼アシマの中の人の略歴

  • ソニーグループにて、直営店舗の運営、ウェブマーケティングによるD2C推進の統括を経験。また、ナレッジマネジメントの推進や福利厚生サービスのWeb化を推進。
  • 家電量販店店長を経験し、その後店舗開発の出店営業支援、VMDの企画制作を歴任。
  • システムインテグレーターとして、手術室及び血管造影室の画像・映像配信システムの開発・設計、エンジニアリング及び、リモートメンテナンスシステムを開発。その後、メディカル組織のマネージメントを経験。
  • 現在はアクアマイクロ株式会社にて、マーケティングディレクター及び、デジタルマーケティングコンサルタントを担当しております。